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55a9cfa7111aeb2d873d147cc12b9f03 過去企業內部的溝通方式,從公文往返一直到電子郵件,已經是一項重大的變革,但時代的腳步不曾停下,隨著 Line、Skype 等通訊軟體逐漸替代了電子郵件的部份功能,卻也因公私領域界線的模糊化,或多或少降低了工作的效率,就連筆者自己,至今也無法完全擺脫用 Line 來報告工作進度的窘況。而由國內軟體研發商棣南所推出的 Teampel,主打結合即時通訊與專案管理的訴求,從許多層面解決了這道難題。

如果真要作為公司及團隊工作的主力溝通工具,像 Line、Skype …等這種偏向單一化功能的通訊軟體,其實不是最合適的協同工作的通訊工具,因為不管是要查閱舊訊息或是檔案整理等等都不是很方便。雖然已經有許多人注意到這個問題,但是因為周遭使用的人居多,所以不得不將就著繼續用下去。有鑑於此,連微軟以及 Facebook都開始進軍這塊領域。但別忘了,台灣是個以中小型企業為主的國家,國外軟體針對大型企業所設計的繁複功能,我們不見得全都用得上,如果還要花時間學習設定與使用方式,更會降低員工的使用意願。

▲Teampel 是一套結合即時通訊與專案管理的企業應用軟體。

屏棄了那些專為大型企業所設計,要找到這麼一套符合國內使用習慣的軟體並不容易,目前已經出到 3.0 版本的 Teampel,經過多次更新與調整,可算是其中較為推薦的一套,原因何在?本篇將區分成 3 個階層,由上而下依序解說:

  1. 企業層級:安全性—採用私有雲架構,降低資安風險。
  2. 管理層級:直覺性—伺服器架設簡單,管理介面 3 分鐘就能上手。
  3. 用戶層級:一體性—通訊結合專案管理功能,可同時彙整多個工作進度。

一、安全性:為何要使用私有雲架構?

許多公司都有所謂的敏感資訊,例如客戶個資以及專利資料等等,但這些資訊在團隊工作時,卻往往又是會經常使用到的。把客戶名單放上 Google 硬碟讓同事共享?或是把客戶私人資訊直接利用 Line 或 Skype 傳給其他人,從資安的角度,光是用想的都覺得可怕,一旦外洩,損失的不僅是金錢,還有無法估計的商譽,即使公司採用企業版本的傳訊軟體服務,由於伺服器是由第三方的軟體公司佈建、管理及營運,同樣會有資安方面的疑慮。不管使用任何軟體,對企業而言,「安全」絕對是要放在第一優先考慮的。

而 Teampel 則是把伺服器架設於公司內部,屬於一種私有雲的架構,由公司自行設定(如果需要,官方亦會派人協助)、自行管理,Teampel 的母公司棣南,則完全不會接觸任何與公司有關的數據流,所有的訊息、檔案都僅在公司內部流通,此外,即使是公司內部的傳輸,仍會採用 RSA 和 RC4 的高階加密技術,確保資訊安全無虞。

▲Teampel 登入前需要輸入伺服器 IP 與通訊埠,採私有雲架構。

▲管理者需先在 Teampel 後台建立使用者帳戶,該使用者才能登入,無法自行註冊,這也是為了安全性考量。

好吧!既然 Teampel 是屬於私有雲的架構,那經常在公司外面跑的業務人員,不就沒辦法使用了嗎?解決方式有很多種,一種是 VPN(虛擬私有網路),透過外部網路以加密的通道連入公司內部網路,便可使用位於內網的 Teampel,聽起來似乎有點麻煩,不過 VPN 本來就是一般企業經常會使用到的一項技術,外部人員要收公司內部郵件、登入 ERP 系統,本來就都是透過 VPN 進行,如今不過是再加上一個 Teampel,並不會造成什麼不便。

此外,公司如果原本就沒有機房設備與 IT 團隊,也不需花大把金額來重新購置,可以選擇將 Teampel 部署在雲端伺服器,例如亞馬遜網路服務(AWS)、Google 雲端平台或微軟 Azure 等等,這難道不是又回到了公有雲嗎?其實還是有所不同,公司對於 Teampel 伺服器與其資訊仍然保有完整的自主控管權限,只是將其整個搬到公有雲上,以方便外部的擴展與連結。

▲Teampel 也支援部署到像是微軟 Azure 這類的雲端平台上。

二、降低部署難度:直覺化的設定以及管理

對於系統管理人員來說,日常的設備檢修維護已經是倍感繁重,多一套軟體就等於是多一份工作,還好 Teampel 的安裝與管理相當容易,共分為伺服器版及用戶端版,伺服器版可以安裝在管理人員所負責的主機上,包括公司的機房、前述所提到的雲端平台,或甚至安裝在筆電上也 OK,具有相當大的彈性。而用戶端版則是安裝於員工的電腦上,彼此間的檔案傳輸及通訊,都是透過伺服器來進行,當然,如果你的公司人數較多,就不建議拿筆電來當作伺服器。

▲Teampel 的伺服器後台採用瀏覽器管理介面,介面相當簡潔,本篇就是以免費版作為示範。

簡潔明瞭的後台管理管理系統,是 Teampel 伺服器的特色之一。在使用之前需要管理人員先在後台新增公司部門、成員,並為其設定對應的權限,如果覺得一個一個建立太過麻煩,Teampel 也支援 csv 檔匯入的功能,只要將格式欄位調整好,就能一次匯入大筆的資料。此外針對專案管理功能方面,可以更換專案負責人,也能在此關閉或刪除已存在的專案等,如果公司團隊需要使用行動版本的 Teampel,則可開啟推播功能,讓成員可以在行動裝置上即時接收到工作上的重要訊息。

▲各項伺服器服務,也是點擊一下就能啟用與關閉,另外還支援推播、郵件通知與VoIP電話等服務。

進階功能則包括 Active Directory 網域服務同步,可與公司現有的 AD 網域相結合,提高資料的整合性與管理的便利度,如果需要完整備份或轉移 Teampel 上的資料,因為 Teampel 是使用 MySQL 作為資料庫,所以基本上只需要一行指令,就能輕鬆完成備份或遷移的動作。

▲透過AD同步功能,可直接匯入公司AD網域內原有的員工資料。

三、團隊容易上手:整合通訊與專案管理的操作環境

最後則是用戶端的部份,公司內部及團隊成員的聯繫,通常是為了協調或確認工作進度,所以 Teampel將通訊軟體與專案管理合在一起,有助於成員在互相聯繫的當下,就能立即掌握對方所需要的資料,不必再回頭去 E-mail 或電腦資料夾裡翻找。反過來說,如果專案負責人看到目前進度與預設的完成時間出現落差,也能立即透過即時訊息找到該任務的執行者,盡早處理問題以免拖垮整個工作流程。下面筆者即針對 Teampel 的幾個優秀的特色來介紹:

1. 訊息傳送

在 Teampel 當中的訊息傳送功能,可以分為下面幾種形式:

  • 直接點選同事帳號傳送私人訊息
  • 選取多個同事帳號組成討論群組
  • 選取一個或多個同事發布單方面的廣播訊息
  • 選取一個同事或討論群組傳送檔案或資料夾

上面的功能都可以單獨進行,就如同一般的通訊軟體,使用上也相當直覺,比如說你開了一個討論群組,同時也可以直接在裡面舉行投票,不必跳出來再另外選取相同成員進行投票。如果接收到同事的檔案,在同一個介面下就可以直接轉寄到專案或討論群組中,不必先下載再重新上傳給另外的成員,簡化不少操作流程,而這還只是 Teampel 通訊部份的功能而已,在專案模式下,上述的所有功能都已包含進來。

▲在聯絡人頁面就可以直接點擊該用戶的下拉箭頭,打開功能選單進行所需的操作。

▲可在成員之間發起簡易投票,投票採記名方式,會顯示投票人數與投票率。

▲如果有緊急事件可以使用廣播功能,Teampel 會跳出新視窗以顯示其重要。

▲討論組其實就是多人的群組討論,可在此上傳檔案共享及進行投票。

▲不管是一對一或討論組,用拖曳檔案的方式就快速上傳。

2. 歷史紀錄及搜尋

凡說過必留下痕跡,但重點是要找得到,常用 Line 和 Skype 的人絕對是心有戚戚焉,Teampel 內建了功能相當齊全的搜尋功能,使用者可以自訂搜尋範圍,一次搜尋全部的對話內容,並可依照日期或類別來進行篩選,除了對話內容之外,連過去曾收到的檔案或是執行過的任務,也能藉由輸入關鍵字進行搜尋。

▲歷史紀錄的搜尋功能相當齊全,且不限於對話內容,相較於一般的通訊軟體實在是好上太多。

3. 螢幕共享功能

雖然 Teampel 訊息功能中也支援擷圖功能,但是有時單靠一張擷圖與文字。還是難以呈現具有先後因果關係的狀態,所以透過螢幕共享功能,使用者可以更清楚的明白另一端同事所遭遇到的問題,且共享螢幕模式還區分為「共享桌面」、「共享程式」、「共享視窗」與「共享區域」等 4 種,可有限度的開放自己的電腦桌面,桌面如果擺了什麼不該出現的程式或文件,就不會被一次看光光了。除此之外,在共享螢幕下,使用者還可以申請遠端控制功能,如同 TeamViewer 遙控軟體,Teampel 可以在對方同意之下遙控對方電腦,以方便進行故障排除或是功能教學等等,不用親自跑到座位旁,十分便利。

▲透過共享桌面可以用動態的方式來呈現問題。

▲如果是共享視窗模式,可選擇要共享的視窗就好,其他的視窗不會被對方看見。

▲在共享螢幕狀態下,可「申請控制」對方的桌面,對方同意後即可進行遠端操作。

4. 以任務導向為中心的專案

以 Teampel 來說,專案是一個相對比較大的遠程目標,需由團隊成員協力分工才能達成,不過每個成員要做的事可能都不太一樣,所以再切分成一個一個的明確的小任務,分別指派給該任務的執行者(可能是一人,也可能是多人)。團隊主管透過任務的達成度,來掌握整體專案的進度,至於任務的達成度,則是由執行者依據狀況手動調整百分比,所以 Teampel 在強調任務執行的要求下,其實也給了團隊成員相當的信任,並藉由此方式進行工作進度的即時回報,而不會讓團隊總是陷於冗長的定期會議之中。如果有某任務出現任何突發狀況,透過 Teampel,也可在第一時間調度其他任務的人力來支援,任何與專案有關的變動,都會即時出現在每個人的 Teampel 視窗上。

▲專案的頁面和討論組有點像,只是在功能列上整合了對話、任務、文件、動態及備註等功能。

▲專案是由一個一個的任務所組成,如果任務項目較多,還可以建立資料夾來加以整理。

▲與專案有關的檔案及文件則統一存放,方便團隊成員隨時取用。

▲可隨時把專案進度匯出成資訊圖表,便於檢視成效,也可作為報告的資料。

5. 個人備註與行事曆

個人備註其實就像是 OneNote、Evernote 等筆記軟體一樣,Teampel 也將其整合在內,一些與當下任務不是那麼相關的資料,或是一些參用的資訊,可以暫且先紀錄在這邊,需要時就可直接調出來查閱,同時也能複製並引用到訊息中給同事參考,而行事曆除了可以檢視專案及任務的時程外,你也可以把一些私人的行程表填上去,兩相對照一下,就能知道哪些時候是不是比較空閒,可以安排一下出國充電的行程,別擔心,在行事曆中你自行建立的事件,是不會被其他同事給看到的。雖然這兩項功能不能說是非常特別,但是放在 Teampel 中,的確讓它的功能更形完備。

▲個人備註與行事曆,可用來整理自己工作上的筆記與私人行程。

6. 行動應用

行動版的 Teampel 功能比桌面版略少幾項,像是前面提到的共享螢幕就不支援,但是也涵蓋了大部分如廣播、討論、投票等功能,當然也能建立專案,不過我們使用行動版的目的,在於即時獲取訊息、與同事取得聯繫,至於是不是要再進一步在上面進行所有的編輯工作,恐怕就因人而異了,如果伺服器管理員有開啟推播功能,那麼所有跟你有關的事件,系統都會發出推播提醒,不用怕因為臨時不在公司,而錯失了什麼重要決策。

▲即時推播訊息可以說是行動版最重要也最實用的功能了。

▲滑開功能列,廣播、討論組、投票,甚至建立專案等項目還是樣樣不缺。

▲即時通訊介面與一般通訊 App 的差異不大。

▲行動版特有的功能,除了傳送照片與文件檔案,還可以傳送所處位置的地圖擷圖。

小結

初步使用結果,Teampel 的確在改進團隊工作效率上,有相當大的助益,簡潔好上手的介面固然是其一,各種辦公室內常用功能例如通訊、群組討論、檔案共享、遠端遙控均完美整合在同一個軟體下,成員不必在多個專用軟體之間頻繁切換,就能順暢的進行專案的規劃以及任務的協調,從長遠角度來看,其伺服器的規劃,讓公司不必多花人力就能輕鬆管理,並可直接與公司 AD 網域進行同步,具備高階加密並強調企業自主管理資料的作法,使機密外洩的風險可以降到最低,目前 Teampel 有提供無限期免費版試用,僅限制 10 位成員與 10 個專案,主要功能盡皆開放,且因為免費版內嵌資料庫,無須再額外安裝 MySQL,對於小型工作室或是公司內的小團隊來說,是頗為值得一試的。

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